Praxis besser auslasten: 7 Schritte für mehr Termine

Leere Behandlungszeit merkt man im Monatsabschluss, nicht am einzelnen Tag. Einmal eine Lücke am Dienstagnachmittag ist Praxisalltag. Wenn aber jede Woche derselbe Prophylaxestuhl zwei Stunden still steht, steckt dahinter eine Ursache, die sich benennen lässt – fehlende Neupatienten, kurzfristige Absagen oder Zeiten, die niemand nachfragt.

Kurz gesagt: Eine bessere Auslastung entsteht in vier Schritten – Lücken nach Terminart und Zeitfenster auswerten, den Weg bis zum bestätigten Termin vereinfachen, kurzfristige Absagen organisatorisch abfedern und bestehende Patienten über einen sauber geregelten Recall halten. Zusätzliche Sichtbarkeit und Kooperationen wirken erst dann, wenn dieser Ablauf steht. Denn mehr Anfragen helfen nicht, wenn sie im Telefonhörer verloren gehen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie alles Wichtige über:

wie Sie herausfinden, wo in Ihrer Praxis wirklich Kapazität frei ist,
wie Sie den Weg von der Anfrage zum bestätigten Termin verkürzen,
was bei Terminerinnerungen, Recall und Ausfallhonorar rechtlich zu beachten ist,
wie Sie Ihre Sichtbarkeit auf die Patienten ausrichten, die Sie tatsächlich behandeln möchten,
welche Kennzahlen zeigen, ob eine Maßnahme wirkt.

Inhalt

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Wo sind in meiner Praxis wirklich Kapazitäten frei?

Bevor Sie Maßnahmen starten, lohnt der Blick zurück: Werten Sie Ihre Terminplanung über vier bis sechs typische Wochen aus – ohne Ferien- und Brückentagswochen, die das Bild verzerren. Trennen Sie dabei Behandlungszeiten, Prophylaxe und Beratungstermine, weil diese drei Arten völlig unterschiedlich nachgefragt werden.

Hilfreiche Fragen sind:

An welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten entstehen Lücken?
Welche Termine werden besonders häufig abgesagt oder verschoben?
Wie lange bleibt ein frei gewordener Termin unbesetzt?
Welche Leistungen werden angefragt, für die kurzfristig kein passender Termin verfügbar ist?
Sind Behandlungszimmer, Personal und notwendige Ausstattung gleichzeitig verfügbar?

Definieren Sie anschließend ein konkretes Ziel. „Die freien Prophylaxezeiten dienstags ab 14 Uhr sollen in zwei Monaten zu 80 Prozent belegt sein“ ist bearbeitbar. „Mehr Patienten“ ist es nicht.

Wichtig: Ein freies Zimmer ist noch keine nutzbare Behandlungskapazität. Wenn die Assistenz fehlt oder die Prophylaxekraft bereits am zweiten Stuhl eingeplant ist, bleibt die Lücke eine Lücke – nur eben eine, die sich mit Werbung nicht füllen lässt.

Wie mache ich die Terminvereinbarung einfacher?

Wer eine Zahnarztpraxis sucht, entscheidet in wenigen Sekunden – meist auf dem Smartphone und oft abends. Zwei Fragen müssen sofort beantwortet sein: Nimmt diese Praxis neue Patienten auf, und wie komme ich an einen Termin?

Prüfen Sie Ihre Website aus Sicht eines neuen Patienten:

Sind Telefonnummer und Terminbuchung auf dem Smartphone ohne Scrollen sichtbar?
Ist klar, welche Terminarten online gebucht und welche nur angefragt werden können?
Finden Interessenten Sprechzeiten, Anfahrt, Parkmöglichkeiten und Angaben zur Barrierefreiheit?
Wird erklärt, ob eine Anfrage schon eine verbindliche Buchung ist?
Erfahren Patienten, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können?

Auch die telefonische Erreichbarkeit verdient einen ehrlichen Test. Rufen Sie Ihre eigene Nummer an einem Montagmorgen an und stoppen Sie die Zeit. Bleiben Anrufe in den Behandlungsspitzen regelmäßig unbeantwortet, hilft ein festgelegter Rückrufprozess mehr als jede Kampagne: Anrufbeantworter mit konkreter Rückrufzusage, Notizliste, fester Zeitblock für Rückrufe.

Unser Tipp: Zählen Sie eine Woche lang mit, wie viele Anfragen tatsächlich in einem bestätigten Termin endeten. Die Zahl überrascht die meisten Teams – und sie zeigt sofort, wo der Hebel liegt.

Wie nutze ich kurzfristig frei gewordene Termine?

Kurzfristige Absagen lassen sich nicht vermeiden. Ihre Folgen lassen sich abfedern. Fachlich wird die Zahl der versäumten Termine („No-Shows“) als organisatorisch beeinflussbar beschrieben, nicht als unvermeidbares Übel: Erinnerungen 24 bis 48 Stunden vorher und klare Strukturen senken die Quote deutlich (zm-online, 2026).

Nachrückliste statt Telefonrunde ins Blaue

Eine freiwillige Nachrückliste ist der einfachste Ansatz. Patienten geben an, ob sie auch früher kommen möchten und zu welchen Zeiten sie flexibel sind. Wird ein Termin frei, kontaktiert Ihr Team gezielt die Personen, zu denen Terminart, Dauer und Vorbereitung passen. Eine kurze Kontrolluntersuchung ersetzt keinen eingeplanten Behandlungstermin über 60 Minuten – diese Zuordnung entscheidet darüber, ob die Lücke wirklich geschlossen ist.

Terminerinnerungen rechtssicher aufsetzen

Erinnerungen berühren Gesundheitsdaten und Wettbewerbsrecht gleichzeitig. Die wichtigsten Linien:

Elektronische Wege brauchen eine Einwilligung. Erinnerungen per Telefon, E-Mail, SMS oder Messenger sind nach § 7 Abs. 2 UWG nur mit vorheriger Einwilligung zulässig; zusätzlich sind sie technisch abzusichern (Art. 32 DSGVO). Für den Versand über Messengerdienste wird die Richtlinie der KZBV so gelesen, dass er nicht gestattet ist (zwp-online, 2021).
Organisation und Werbung trennen. Eine rein organisatorische Terminerinnerung ist keine Werbung. Enthält die Nachricht einen werblichen Anteil, ist eine gesonderte, kanalspezifische Einwilligung nötig (zwp-online, 2026).
Postweg bleibt der ruhigste Kanal. Eine sachliche Erinnerung per Post gilt auch ohne vorherige Einwilligung als zulässig – nicht aber, wenn der Patient Erinnerungen abbestellt hat. Offen lesbare Karten taugen nicht für Behandlungsdetails (zwp-online, 2018).
Dienstleister vertraglich einbinden. Recall-Software, Cloud-Dienste und SMS-Gateways arbeiten regelmäßig als Auftragsverarbeiter – ohne Vertrag nach Art. 28 DSGVO kein Versand.

Ausfallhonorar: möglich, aber kein Allheilmittel

Ein Ausfallhonorar wird von der Rechtsprechung grundsätzlich anerkannt, allerdings unter engen Voraussetzungen: Die Praxis arbeitet nach dem Bestellsystem mit exklusiv reservierter Zeit, es gibt eine wirksame vorherige Vereinbarung mit Absagefrist, und der Patient muss sich entlasten können, wenn er unverschuldet nicht erscheint. Für Notfälle und Schmerzpatienten darf eine solche Vereinbarung nicht gelten, und eine einvernehmliche Verlegung schließt den Anspruch aus. Bei Neupatienten ist die Umsetzung in der Praxis kaum realisierbar, weil die Vereinbarung vorher vorliegen müsste (zm-online, 2026). Rechnen Sie es also unter „Planungsdisziplin“ ein, nicht unter „Einnahmequelle“. Musterformulare bieten die Landeszahnärztekammern und KZVen an.

Wie halte ich bestehende Patienten langfristig?

Für eine verlässliche Auslastung sind bestehende Patienten mindestens so wichtig wie neue Kontakte – sie sind planbar, sie kommen wieder, und sie empfehlen weiter.

Hören Sie im Alltag hin, wie Folgetermine angeboten werden. Ein „Melden Sie sich gern, wenn es wieder ansteht“ erzeugt keinen Termin. Ein direkt vereinbarter Folgetermin beim Verlassen des Behandlungszimmers schon. Ein organisierter Recall unterstützt Patienten dabei, individuell vorgesehene Kontroll- oder Prophylaxetermine im Blick zu behalten – und entlastet das Team, weil weniger Lücken spontan gefüllt werden müssen.

Maßgeblich bleibt der medizinische Bedarf. Freie Kapazitäten dürfen kein Anlass sein, Leistungen anzubieten, die nicht indiziert sind, oder Patienten zu einer Entscheidung zu drängen. Das ist nicht nur eine Frage der Haltung, sondern auch des Berufsrechts.

Bei offenen Behandlungsentscheidungen ist ein eigener Beratungstermin oft der bessere Weg als ein Hinweis zwischen zwei Behandlungen. Viele Patienten haben Fragen zum Ablauf, zu Alternativen und zu den Kosten. Hier greift auch die wirtschaftliche Informationspflicht: Ist eine vollständige Kostenübernahme durch Dritte nicht gesichert, muss die Praxis vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 630c Abs. 3 BGB). Wird das versäumt, kann der Patient dies dem Honoraranspruch entgegenhalten – gute Beratung und saubere Dokumentation gehören hier zusammen.

Wie erreiche ich die passenden neuen Patienten?

Fehlen tatsächlich neue Patienten, muss Ihre Außendarstellung beantworten, für wen Ihre Praxis das passende Angebot ist. „Moderne Zahnmedizin“ sagt nichts. Konkrete Angaben schon:

Nehmen Sie aktuell neue Patienten auf?
Welche Sprechzeiten bieten Sie an – auch früh, spät oder samstags?
Welche Sprachen spricht Ihr Team?
Welche Behandlungsschwerpunkte hat Ihre Praxis?
Wie läuft der erste Besuch ab, und was sollten Patienten mitbringen?

Halten Sie Website, Google-Unternehmensprofil und relevante Praxisverzeichnisse aktuell und widerspruchsfrei – gleiche Adresse, gleiche Telefonnummer, gleiche Öffnungszeiten. Abweichungen kosten Vertrauen und Anrufe. Kurzfristige Terminmöglichkeiten kommunizieren Sie nur, wenn Ihr Team sie zuverlässig anbieten kann.

Berufsrechtlich sind sachangemessene Informationen über die eigene Berufstätigkeit ausdrücklich erlaubt; untersagt ist berufsrechtswidrige Werbung, insbesondere anpreisende, irreführende, herabsetzende oder vergleichende Aussagen (§ 21 Abs. 1 der Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer; die Berufsordnungen der Länderkammern sind gleichlautend, teils anders nummeriert, siehe zm-online, 2022). Praktisch heißt das: Fakten statt Superlative.

Bezahlte Werbung sollte zu den Kapazitäten passen, die Sie wirklich auslasten möchten. Eine Kampagne für professionelle Zahnreinigung braucht eine passende Informationsseite und einen klaren Terminprozess. Reichweite allein sagt nichts darüber aus, ob geeignete Patienten in Ihrer Praxis ankommen.

Lohnt sich ein Praxisnetzwerk für die Auslastung?

Ein Praxisnetzwerk kann einen zusätzlichen Zugang zu Patienten schaffen. Ob sich das für Sie rechnet, hängt von Praxisstruktur, Leistungsspektrum und den Bedingungen der Zusammenarbeit ab.

DentNet nennt für Partnerpraxen unter anderem ein eigenes Profil in der Zahnarztsuche mit Online-Terminanfrage, Patientenvermittlung über das DentNet-Servicecenter, Empfehlungen durch kooperierende Krankenkassen, Anfragen über Kostenvergleiche im Netzwerk sowie einen persönlichen Ansprechpartner für organisatorische Fragen. Bei teilnehmenden Krankenkassen sind bis zu zwei professionelle Zahnreinigungen pro Jahr für Versicherte kostenfrei – ein Anlass, aus dem regelmäßige Prophylaxetermine entstehen. Die Konditionen werden individuell besprochen, das Erstgespräch ist kostenlos (Informationen zur DentNet-Partnerschaft).

Vor einem Beitritt sollten Sie klären:

Welche Nachfrage besteht in Ihrer Region – und passt sie zu Ihren freien Zeitfenstern?
Welche organisatorischen und wirtschaftlichen Bedingungen gelten?
Wie werden Patientenanfragen an Ihre Praxis übergeben, und wer bestätigt den Termin?
Welcher Aufwand entsteht im Team für Abstimmung und Dokumentation?
Wie lässt sich der Erfolg der Zusammenarbeit nachvollziehen?

Eine Kooperation sollte zu Ihrem Versorgungskonzept passen und im Praxisalltag ohne Reibung umsetzbar sein. Alles andere kostet mehr Zeit, als es Termine bringt.

Ob eine Maßnahme funktioniert, zeigt sich nicht an Websitebesuchen, Anrufen oder ausgefüllten Formularen. Entscheidend ist, ob daraus passende und tatsächlich wahrgenommene Termine entstehen. Für den Anfang reichen fünf Kennzahlen:

Kennzahl	Was Sie daraus erkennen
Auslastung nach Terminart und Zeitfenster	Wo weiterhin nutzbare Kapazität frei bleibt
Kurzfristige Absagen und Nichterscheinen	Wo organisatorische Verbesserungen ansetzen können
Anteil der Anfragen mit Terminvereinbarung	Wie gut Erreichbarkeit und Terminprozess funktionieren
Tatsächlich wahrgenommene Ersttermine	Welche Maßnahmen Patienten in die Praxis bringen
Aufwand und Kosten je gewonnenem Patienten	Ob sich die Patientengewinnung wirtschaftlich trägt

Unser Tipp: Erheben Sie die Zahlen monatlich und immer gleich – lieber fünf einfache Werte über ein Jahr als ein ausgefeiltes Dashboard, das nach sechs Wochen keiner mehr pflegt.

Sie möchten prüfen, ob DentNet zu Ihrer Praxis passt? In einem unverbindlichen Gespräch besprechen Sie Ihre freien Kapazitäten, Ihre Schwerpunkte und die Bedingungen einer Zusammenarbeit. Jetzt über eine DentNet-Partnerschaft informieren

Fazit

Freie Kapazitäten füllt man selten mit einer einzigen Maßnahme. Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Engpass – etwa den Prophylaxezeiten am Dienstagnachmittag –, prüfen Sie zuerst Erreichbarkeit und Terminprozess und ergänzen Sie danach Sichtbarkeit oder eine Kooperation. So erkennen Sie, was wirkt, ohne Ihr Team mit zu vielen Veränderungen gleichzeitig zu belasten.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine organisatorische Hinweise und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte zu Berufsrecht, Datenschutz und Honorarfragen wenden Sie sich an Ihre Landeszahnärztekammer, Ihre KZV oder eine fachkundige Rechtsberatung.

Werten Sie vier bis sechs typische Wochen getrennt nach Behandlung, Prophylaxe und Beratung aus und notieren Sie Wochentag, Uhrzeit und Dauer jeder Lücke. Entscheidend ist, ob Zimmer, Personal und Ausstattung gleichzeitig verfügbar sind: Ein freies Zimmer ohne passendes Team ist keine nutzbare Kapazität.

Nur mit vorheriger Einwilligung: Erinnerungen per Telefon, E-Mail oder SMS sind nach § 7 Abs. 2 UWG einwilligungspflichtig und müssen technisch abgesichert sein (Art. 32 DSGVO). Eine rein organisatorische Erinnerung ist keine Werbung; sobald die Nachricht werbliche Inhalte enthält, braucht es eine gesonderte, kanalspezifische Einwilligung. Eine sachliche Erinnerung per Post gilt auch ohne Einwilligung als zulässig, solange der Patient ihr nicht widersprochen hat.

Grundsätzlich ja, aber unter engen Voraussetzungen: Bestellsystem mit exklusiv reservierter Zeit, wirksame vorherige Vereinbarung mit Absagefrist und eine Entlastungsmöglichkeit für den Patienten bei unverschuldetem Fernbleiben. Für Notfälle und Schmerzpatienten darf die Vereinbarung nicht gelten, und eine einvernehmliche Terminverlegung schließt den Anspruch aus. Bei Neupatienten ist die Umsetzung in der Praxis kaum durchsetzbar.

Mit einer freiwilligen Nachrückliste, in der Patienten hinterlegen, ob sie früher kommen möchten und zu welchen Zeiten sie flexibel sind. Wird ein Termin frei, kontaktiert das Team gezielt die Personen, zu denen Terminart, Dauer und Vorbereitung passen. Wichtig ist die Zuordnung: Eine kurze Kontrolle ersetzt keinen längeren Behandlungstermin.

Fünf genügen: Auslastung nach Terminart und Zeitfenster, kurzfristige Absagen und Nichterscheinen, Anteil der Anfragen mit Terminvereinbarung, tatsächlich wahrgenommene Ersttermine sowie Aufwand und Kosten je gewonnenem Patienten. Websitebesuche und Anrufzahlen allein sagen nichts über die Auslastung.

DentNet nennt für Partnerpraxen ein eigenes Profil in der Zahnarztsuche mit Online-Terminanfrage, Patientenvermittlung über das Servicecenter, Empfehlungen kooperierender Krankenkassen und Anfragen über Kostenvergleiche. Das ergänzt die eigene Patientengewinnung. Ob es zur Praxis passt, hängt von der regionalen Nachfrage, den freien Zeitfenstern und den vereinbarten Konditionen ab; das Erstgespräch ist kostenlos.